Projektportfolio Management – nicht nur für Großunternehmen

Auf Tagungen und in Publikationen kann man häufig den Eindruck gewinnen, nur große Firmen setzen sich mit der Problematik „Projektportfolio Management“ auseinander: Aus einer Vielzahl an Projektideen und an geplanten und laufenden Projekten sind die wichtigen und richtigen Projektvorhaben mittels eines strukturierten Vorgehens auszuwählen. Großunternehmen haben das Thema aber nicht gepachtet, auch kleinere und mittelständische Firmen profitieren von der Einführung eines Projektportfolio Managements!

Was ist Portfolio Management überhaupt?

Klar, es geht darum, aus der Vielzahl der Projektideen, Projektanträgen und Projektvorhaben die für das Unternehmen richtigen auszuwählen. Aber was heißt denn das? Das bedeutet zuerst einmal, Kriterien aufzustellen, nach denen Projekte quantitativ und qualitativ bewertet werden können. Diese Kriterien sollten in der Lage sein, das „Bauchgefühl“ in konkrete Zahlen zu übersetzen. Jede hinreichend große Projektidee wird dann nach diesen Kriterien bewertet. Als Ergebnis erhalten Sie erst einmal eine priorisierte Liste der Projektideen. Vergessen Sie nicht, hier auch die laufenden Projekte einzubeziehen. Denn manchmal kann der geordnete Abbruch eines Projektes sinnvoll sein, z.B. wenn sich die strategischen Rahmenbedingungen geändert haben.

Im zweiten Schritt erfolgt die grobe Einplanung der ausgewählten Projekte entlang vorgegebener Rahmenbedingungen. Welches Budget steht zur Verfügung? Sind Ressourcenengpässe zu erwarten? Wie viele Projekte kann meine Organisation überhaupt gleichzeitig fahren?

Portfolio Management darf keine Eintagsfliege sein. Je nach typischer Projektdauer und der Stabilität der Randbedingungen sollte eine viertel- oder halbjährliche Neubewertung der Projektportfolios erfolgen.

Warum ist Projektportfolio Management sinnvoll?

„Warum wird dieses Projekt erst später gestartet? Das Projekt ist doch so wichtig!“ Klare Kriterien helfen, Entscheidungen zu begründen und Transparenz zu erzeugen. Diese Transparenz macht Entscheidungen für oder gegen Projektideen oder Projekte nachvollziehbar. Das gilt für Entscheidungsvorlagen für das Management ebenso wie für die Diskussion mit Projektleitern und dem Projektteam.

Der Portfolio-Prozess zwingt zur kritischen Auseinandersetzung mit Inhalten, Kosten, Nutzen und Abhängigkeiten. Die vielleicht vorschnelle Bauchentscheidung wird zunehmend zur Ausnahme. Davon profitiert das gesamte Unternehmen in mehrfacher Hinsicht:

  • Der Nutzwert der Projekte steigt.
  • Die Planung der Projekte entlang der Budgets und Ressourcen wird besser, dadurch werden „böse Überraschungen“ seltener.
  • Die Motivation verbessert sich, da alle involvierten Personen einbezogen und Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Muss Portfolio Management kompliziert sein?

Projektportfolio Management ist keine Kunst, kein kompliziertes Verfahren mit undurchschaubaren Algorithmen. Projektportfolio Management ist eine nachvollziehbare Herangehensweise an die Auswahl von Projektideen und Projektvorhaben. Entscheidend ist, dass bei der Aufstellung der Kriterien und dem Vorgehen für die Projektbewertung die Vernunft die Oberhand behält. Welche Kriterien sind für das Unternehmen sinnvoll? Wer kann und soll bei der Bewertung involviert sein? Seitenlange Fragelisten und das Generieren von Zahlen, deren Bedeutung und Herleitung nicht klar ist, helfen nicht. Sie machen das Ergebnis wertlos und frustrieren die befragten Mitarbeiter.

Ein einfacher Satz an Kriterien ist sowohl für den Bewertenden als auch für den Entscheider nachvollziehbar. Und nicht zuletzt ist erst dann der Workflow zu bewältigen. Ein einfach zu bedienendes Werkzeug wie das KLUSA Projektportfolio Management zahlt sich aus. Denn die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer entsprechend ihrer Rolle auf demselben Datenbestand arbeiten, zahlt sich auf Dauer gegenüber dem Jonglieren mit großformatigen Excel-Tapeten aus.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Die Erfahrungen in verschiedenen mittelständischen Firmen zeigen, dass für die erfolgreiche Einführung wenige Kriterien ausschlaggebend sind:

  • Einfachheit: Lieber wenige, aber dafür klare Bewertungskriterien. Kritische Fragen sind notwendig. Nur diese zwingen zum Nachdenken. Ebenso müssen die möglichen Antworten zu einer klaren Stellungnahme führen. Die Antwortmöglichkeiten auf die Frage nach dem wirtschaftlichen Nutzen sollten also nicht „klein, mittel, hoch“ lauten, sondern eher „Einsparpotential pro Jahr in Euro?“.
  • Klarheit: Das beginnt damit, dass die Vorgaben bzgl. der Unternehmensziele und Strategie klar kommuniziert werden. Eine Grundvoraussetzung, wenn eine Projektidee oder ein Projekt auf dessen Mehrwert für die Erreichung der Unternehmensziele hin bewertet werden soll.
  • Eindeutige Verantwortlichkeiten: Wer initiiert und verfolgt den Prozess? Wer gehört zum Kreis der Bewertenden? Wer zum Entscheidungsgremium? Wer erstellt die Entscheidungsvorlage? Diese Zuständigkeiten müssen geklärt und den involvierten Personen transparent sein, um das Verfahren sicherzustellen. Jedem Mitglied in diesem Personenkreis muss seine Rolle und Aufgabe klar sein, und die Personen müssen auf ihre Rolle vorbereitet werden.

Fazit

In jedem Unternehmen, in dem über den Start von Projekten entschieden wird, findet Projektportfoliomanagement statt. Oft basieren die Entscheidungen für ein Projekt auf unmittelbarem Leidensdruck oder Erfahrung. Das muss nicht schlecht sein, kann aber in vielen Fällen verbessert werden. Durch einfache Regeln und klare Rollen kann in vielen Unternehmen ein spürbar höherer Nutzen aus den Projekten erzeugt werden. Wichtig ist, die Mitarbeiter nicht durch komplexe Prozesse und Regelwerke zu überfordern. Ein einfacher, dem Unternehmen angepasster Prozess hilft allemal mehr.

Für die Einführung und vor allem für die Nachhaltigkeit des Projektportfolio-Prozesses ist eine Software-Unterstützung sinnvoll. Bei der Auswahl einer Software ist darauf zu achten, dass a) die Mitarbeiter nicht durch eine komplizierte Bedienung überfordert werden, und b) dass die Software Ihnen nicht ungewollt eine hohe Komplexität aufzwingt und damit den Gesamterfolg gefährdet.

Eine Software wie das KLUSA Portfolio Management passt sich Ihren Anforderungen und Gegebenheiten an. Die Bewertungskriterien werden von Ihnen festgelegt, für die Auswertungen kann ein einfaches Ampelsystem genutzt werden. Lassen Sie sich doch diese und die weiteren Features des KLUSA Portfolio Management Software von einem unserer Berater unverbindlich zeigen.

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