PM Welt 2017: Reges Interesse an KLUSA, der PM-Software aus dem Hause OPUS

Das OPUS-Team präsentierte auf der PM Welt 2017 in München das hauseigene Multi-Projektmanagement-Tool KLUSA. Der Messestand war gut frequentiert und das fachkundige Publikum sehr daran interessiert zu sehen, wie die Software KLUSA ein umfangreiches PM-Spektrum abdeckt und so Planung und Steuerung von Projekten und Portfolios unterstützt.   Die Veranstaltung bestätigte erneut die wachsende Bedeutung von[…]

KLUSA-Präsentation auf der CeBIT 2016

Wer auf der Suche nach einem webbasierten, ausgereiften und anpassungsfähigen Multi-Projektmanagementtool ist, konnte sich auf der diesjährigen CeBIT in Hannover KLUSA 8 genauer anschauen. Béla Bihari von Gnome Design und IT Solutions, enger Partner der OPUS GmbH, präsentierte die aktuelle, anwenderfreundliche Version 8 der Software KLUSA. Optimierte Komfortfunktionen, wie übersichtliches Navigieren und vereinfachte Projektpflege, erleichtern[…]

Über die Genauigkeit und Verbindlichkeit von Projektzielen

Von dem Philosophen Immanuel Kant stammt der Satz: Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es. Sicherlich hatte Kant damit nicht die Herausforderungen des modernen Projektmanagement im Kopf, als er diesen Satz formulierte, dennoch beschreibt er damit eine wichtige Herausforderung des Projektleiters: Die Projektziele zu klären und festzulegen.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt wesentlich von den definierten Projektzielen ab. Mit der Zieldefinition werden die offenliegenden, aber auch die unbewussten Erwartungen präzisiert, die an das Projekt gestellt werden. Hierbei werden auch die Rahmenbedingungen festgelegt, innerhalb derer der Projektleiter und das Team agieren können. Dabei wird in der Regel zwischen Vorgehenszielen (z.B. Kostenziele, Terminziele – Beschreibung des „Wie?“) und Ergebniszielen (z.B. „Was soll geliefert werden?“) unterschieden. Dabei lassen sich aus den Ergebniszielen auch die Nutzenziele („Was ist der konkrete Nutzen der Konsumenten des Projektergebnisses?“) ableiten.

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KLUSA Einführung im Unternehmen

Ein Unternehmen definiert als ersten Schritt in Richtung erfolgreiches Projektmanagement einen Projektmanagement-Prozess. Anschließend wird dieser Prozess eingeführt und etabliert. Parallel zur Einführung des Prozesses wird häufig eine neue PM-Software implementiert, die den Prozess unterstützt und flexibel an diesen angepasst werden kann.

Das Vorgehen zur KLUSA Einführung entspricht meist einem solchen bewährten Vorgehensmodell:

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KLUSA an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen

KLUSA an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen

KLUSA bietet zahlreiche Möglichkeiten, unternehmensspezifische Prozesse, Methoden und Rollen abzubilden. Gesamte PM-Methoden wie z. B. das Risikomanagement können einfach aus- oder eingeschaltet werden. Die weitaus meisten dieser Anpassungen kann der KLUSA Administrator selbst in KLUSA vornehmen.

KLUSA wächst mit Ihrer PM-Organisation. Die Organisation startet beispielsweise mit wenigen Rollen und den zentralen Methoden wie dem Projektstrukturplan und dem Terminplan. Nach und nach können weitere Methoden wie das Ressourcenmanagement, das Kostenmanagement oder das Risikomanagement hinzugenommen werden.

Will das Unternehmen als weitere Reifegradstufe das Projektportfoliomanagement umsetzen, so bietet KLUSA auch hierfür die notwendigen Werkzeuge an: Nutzwertanalyse, Projektpriorisierung in Portfolios und Szenarienanalysen.

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Projektportfolio Management – nicht nur für Großunternehmen

Auf Tagungen und in Publikationen kann man häufig den Eindruck gewinnen, nur große Firmen setzen sich mit der Problematik „Projektportfolio Management“ auseinander: Aus einer Vielzahl an Projektideen und an geplanten und laufenden Projekten sind die wichtigen und richtigen Projektvorhaben mittels eines strukturierten Vorgehens auszuwählen. Großunternehmen haben das Thema aber nicht gepachtet, auch kleinere und mittelständische Firmen profitieren von der Einführung eines Projektportfolio Managements!

Was ist Portfolio Management überhaupt?

Klar, es geht darum, aus der Vielzahl der Projektideen, Projektanträgen und Projektvorhaben die für das Unternehmen richtigen auszuwählen. Aber was heißt denn das? Das bedeutet zuerst einmal, Kriterien aufzustellen, nach denen Projekte quantitativ und qualitativ bewertet werden können. Diese Kriterien sollten in der Lage sein, das „Bauchgefühl“ in konkrete Zahlen zu übersetzen. Jede hinreichend große Projektidee wird dann nach diesen Kriterien bewertet. Als Ergebnis erhalten Sie erst einmal eine priorisierte Liste der Projektideen. Vergessen Sie nicht, hier auch die laufenden Projekte einzubeziehen. Denn manchmal kann der geordnete Abbruch eines Projektes sinnvoll sein, z.B. wenn sich die strategischen Rahmenbedingungen geändert haben.

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Kalkulierte Überraschungen – Change Management in Projekten

Wozu Change Management? Die Ziele

Der Change Management Prozess soll dafür sorgen, dass Änderungen in geordneter Weise beschlossen (soweit möglich) und die Auswirkungen im Projekt berücksichtigt werden. Nicht zu verwechseln mit Risikomanagement, wo es ja darum geht, mögliche Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um sie entweder zu vermeiden oder mit den Auswirkungen umzugehen.

Die Ziele des Change Managements sind also zusammengefasst:

  • Änderungen frühzeitig erfassen
  • Transparenz für alle Projektbeteiligte über Änderungen und deren Auswirkungen schaffen
  • Entscheidungs- und Genehmigungsregeln etablieren
  • Kultur für offenen Umgang mit Änderungen schaffen, damit diese nicht „unter dem Deckel gehalten werden“

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