Über die Genauigkeit und Verbindlichkeit von Projektzielen

Von dem Philosophen Immanuel Kant stammt der Satz: Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es. Sicherlich hatte Kant damit nicht die Herausforderungen des modernen Projektmanagement im Kopf, als er diesen Satz formulierte, dennoch beschreibt er damit eine wichtige Herausforderung des Projektleiters: Die Projektziele zu klären und festzulegen.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt wesentlich von den definierten Projektzielen ab. Mit der Zieldefinition werden die offenliegenden, aber auch die unbewussten Erwartungen präzisiert, die an das Projekt gestellt werden. Hierbei werden auch die Rahmenbedingungen festgelegt, innerhalb derer der Projektleiter und das Team agieren können. Dabei wird in der Regel zwischen Vorgehenszielen (z.B. Kostenziele, Terminziele – Beschreibung des „Wie?“) und Ergebniszielen (z.B. „Was soll geliefert werden?“) unterschieden. Dabei lassen sich aus den Ergebniszielen auch die Nutzenziele („Was ist der konkrete Nutzen der Konsumenten des Projektergebnisses?“) ableiten.

In der Initialisierungsphase wird das Fundament gelegt, auf dem alle weiteren Schritte ausgeführt werden. Bis es zum Projektauftrag damit zur Zielfestlegung kommt, wird diskutiert, argumentiert, geplant, verworfen, und – nicht zu vergessen – kommuniziert. Hier gilt die Erfahrung „80% des Projekterfolgs liegt in der Kommunikation“. Jedem Beteiligten müssen die Projektziele im Hinblick auf zu erbringende Leistungen, Termine, Kosten und dem Qualitätsanspruch klar und verständlich sein, damit alle im Projekt zielgerichtet arbeiten können. Und mehr noch: jeder Projektmitarbeiter muss hinter diesen Ziele stehen können.

Während die Termine und die Kosten kontinuierlich überwacht werden und ein frühzeitiges und, je nach Projektverlauf, korrigierendes Eingreifen seitens Projektleiter manchmal erforderlich machen, finden bei Leistung und Qualität während des Projektlaufes oftmals nicht so viele Überprüfungen und Anpassungen statt – eventuell aus der Angst heraus, das Projekt oder Teile davon in Frage zu stellen.

Wenn am Ende des Projektes das Ergebnis den Erwartungen des Kunden entsprechen soll, müssen die sämtliche Ziele und auch die Nicht-Ziele zu Beginn des Projektes detailliert formuliert werden. Dazu müssen folgende Fragen beantwortet werden: Was genau gehört zum Leistungsumfang und was nicht? Welche offenkundigen und verborgenen Erwartungen hat der Auftraggeber? Und welche Ergebnisse müssen in welcher Qualität vorliegen?

Oft werden Aspekte zu diesen Fragen als „ist doch ganz klar“ abgetan und die tatsächliche Anforderung nicht im Detail beschrieben. So kann zum Beispiel als Liefergegenstand eines Projektes eine Dokumentation einer Software eine zweiseitige Kurzbeschreibung sein, oder aber ein fünfzigseitiges Benutzerhandbuch. Es kann sich an die Administratoren oder an Anwender richten. Es kann als Buch (Papier), PDF-Dokument (elektronisch) oder als Online-Hilfe (Hilfefunktion der Software) zur Verfügung stehen. Diese Zieldetails müssen ebenfalls im Vorfeld geklärt sein.

Was sind die Stolpersteine und wie kann man ihnen aus dem Weg gehen?

  • Ergebnisorientierte Ziele (z.B. Leistungs- und Qualitätsziele) werden, im Gegensatz zu den Termin- und Kostenzielen oft nicht so umfassend und genau geplant und verfolgt, wie es notwendig wäre
  • Ziele werden nicht messbar formuliert und können somit unterschiedlich interpretiert werden
  • Ziele werden nicht ernst genommen, zum Beispiel weil sie vom Projektteam als „sowieso nicht erreichbar“ eingeschätzt werden
  • Wer Ziele in handhabbare Teilziele herunterbricht und diese nach den SMART – Regeln formuliert, ergibt sich nicht dem Schicksal, sondern gestaltet aktiv mit:

Spezifisch:
Ziele müssen eindeutig definiert sein. Nicht vage, sondern so präzise wie möglich.
Messbar:
Ziele müssen messbar sein. Messbarkeitskriterien müssen definiert und angewendet werden.
Attraktiv:
Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden.
Realisierbar:
Die Zielumsetzung muss möglich sein.
Terminiert:
Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss.

Fazit:

  • Den Grundstein für Qualität im Projekt legt der Projektleiter als Auftragnehmer zusammen mit dem Auftraggeber in einer frühen Phase des Projekts durch die präzise Definition von Zielen und Lieferobjekten. Dies ist Voraussetzung für weitere Planungsschritte.
  • Eine kontinuierliche Überprüfung der Ziele während des Projekts erlaubt den Abgleich zwischen Auftraggeber (interner oder externer Kunde), Projektleiter und Team. Jeder Stakeholder ist involviert.
  • Eine präzise Zieldefinition und fortlaufende Zielüberprüfungen im Projektverlauf vermeiden böse Überraschungen.
  • Ziele, formuliert im SMART-Stil, sorgen ebenfalls für Messbarkeit und auch für eine Vergleichbarkeit von Projekten. Dies ist Voraussetzung für eine kontinuierliche Verbesserung in der Projektarbeit.
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