Warum ist eine Zeiterfassung wichtig?

Zeiterfassung im Projekt

Die Erfassung von Arbeitszeiten in einem Projekt ist essentiell wichtig, denn damit wird der Fortschritt im Projekt dokumentiert. Damit ist die Zeiterfassung für das laufende Projekt ein wichtiger Baustein für die Projektsteuerung. AufZeiterfassung Managementebene ist diese ebenfalls ein beliebtes Instrumentarium um Transparenz bei den Kunden über die geleistete Arbeit sicherzustellen. Gleichzeitig kann die Geschäftsleitung die Arbeitsleistung gegenüber den Mitarbeitern sicherstellen und die Daten in das Projekt-Controlling einfließen lassen und ist daher ein wichtiges Steuerelement für Unternehmen und Management. Bei den Mitarbeitern sind dagegen Systeme zur Zeiterfassung unbeliebt. Gründe warum diese so unbeliebt sind liegen an folgenden Ursachen:
      • alles kostet immer noch mehr Zeit und Aufwand
      • die eigentliche Arbeit bleibt liegen durch den Mehraufwand
      • Transparenz wenn was länger gedauert hat als geplant und die Angst über Rechtfertigung
      • Die Aufgabe und Tätigkeit motiviert nicht wirklich und wird oft nicht verstanden
Der Antrieb aller Mitarbeiter Zeiterfassung zu leben ist daher äußerst gering bis überhaupt nicht vorhanden. Folglich werden oft davon betroffene Projekte hinsichtlich ihrem Zeitaufwand geschätzt oder in Gänze vergessen. Für das Management oder Geschäftsleitung kann das langfristig ein ernstes Problem werden, denn sie stehen hier vor einer ernsten Herausforderung Ihre Human Resources optimal zu planen und die Kosten sinnvoll und strategisch zu planen, um ggf. wichtige Entscheidungen treffen zu können. Dies ist jedoch nur mit einer implementierten Zeiterfassung im Unternehmen möglich. Darüber hinaus müssen sich Unternehmen ebenfalls auf alle erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos verlassen können. Schaut man sich mal beide Seiten an, wer letztendlich von einer Zeiterfassung profitiert, so kann man auch für die Mitarbeiter im Unternehmen klare Vorteile dafür verbuchen, dass durch eine Zeiterfassung alle Arbeitszeiten, Überstunden und evtl. Feiertags- und/ oder -schichtarbeit etc. lückenlos dokumentiert und nachgewiesen werden können.

Zurück auf die Frage warum also Zeiterfasssung?

Wie anfangs schon erwähnt, bringt eine Erfassung der Arbeitszeit nur dann Ihren Mehrwert, wenn diese im Unternehmen implementiert ist und dabei flächendeckend, regelmäßig, realistisch und auch zuverlässig genutzt wird. So ergeben sich sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter geschilderte Vorteile:

Vorteile für Unternehmen

  • effektive und wirtschaftliche Personaleinsatzplanung
  • Erfüllen von arbeitsrechtlichen Vorgaben
  • Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Gewinnsteigerung
  • optimale Prozessplanung

Vorteile für Mitarbeiter

  • zuverlässige Übersicht von Überstunden
  • komfortable Urlaubsplanung
  • voller Fokus auf das Projekt
  • Vermeidung unnötiger Arbeit
  • transparente Übersicht über die geleistete Arbeit

Für wen ist Zeiterfassung grundsätzlich sinnvoll?

Die Basis hierfür ist begründet in einer sogenannten Vergütung auf Stundenlohn, dass hier die Arbeit je Stunde auch korrekt abgerechnet wird. In bestimmten Branchen und Beschäftigungsverhältnissen ist eine Bezahlung je Arbeitsstunde sogar vorgeschrieben und damit eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Typische Branchen beispielsweise für die eine Erfassung der Arbeitszeit sind:

Insbesondere bei letzterem, dem Einsatz von Projektmanagementsoftware, ist zu erwähnen, dass wie schon anfangs beschrieben hier wichtige Daten für strategische Planungen erhoben werden, auf denen weitreichende Unternehmensentscheidungen beruhen können.

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Die Erfassung projektbezogener Arbeitszeiten ermöglicht die Generierung von Aufwandszahlen basierend auf dem geplanten Aufwand mit den tatsächlich kontierten Stunden. Die Werte aus der Arbeitszeiterfassung dienen bei KLUSA Enterpriseaufwandsbezogenen Projekten als Grundlage für die Abrechnung nach Kostenstellen, der Beurteilung des Projektfortschrittes und können auch als Erfahrungswerte in die Planung neuer Projekte einfließen. Die Erfassung von Über- oder Unterstunden ist bei flexiblen Arbeitszeitmodellen möglich, über einen Kalender wird die Anwesenheit am Arbeitsplatz transparent. Für die Zeiterfassung können Unternehmenskalender und Arbeitszeitmodelle für die verschiedenen Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann z.B. so geregelt werden, dass nur auf laufende Projekte kontiert werden kann, bei denen der Mitarbeiter auch beteiligt ist.

Arbeitszeit in KLUSA erfassen:

Siehe auch Datenblatt Zeiterfassung.
Zeiterfassung
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