Effiziente Projektplanung mit der richtigen Arbeitspaketgröße

Nach dem PMBOK® Guide (sechste Auflage des Project Management Institute Global Standard) wird ein/der Begriff Arbeitspaket definiert als: „Die Arbeit, die auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans definiert wird und deren Kosten und Dauer geschätzt und gesteuert werden.“

Daher kann gesagt werden, dass Arbeitspakete die Grundbausteine eines Projektes sind. Dies hat zur Folge, dass eine nicht klare Definierung der Arbeitspakete ein Projekt auf „wacklige Füße“ stellt.

Doch schauen wir uns einzelne Arbeitspakete einmal genauer an. Warum sind sie so wichtig?

Um das „große Ganze“ und damit das Projekt beherrschbar zu machen, ist es notwendig es in kleinere Arbeitseinheiten herunterzubrechen. Hierdurch werden die einzelnen Arbeitsschritte zu plan- und kontrollierbaren Einheiten. Diese werden Arbeitspakete genannt.

Die „Mutter aller Pläne“ der Projektstrukturplan wird durch die zeitliche oder Funktionale Gliederung der einzelnen Arbeitpakete entwickelt. Hierbei sollte der Projektmanager auf eine einheitliche Gliederung achten, um die Übersichtlichkeit zu erhalten. Arbeitspakete sind also hier die Basis.

Das „große Ganze“ wird in kleine und überschaubare Teile, die funktional oder zeitlich strukturiert sind, unterteilt. Ihre Strukturierung veranschaulich dadurch die Zusammengehörigkeit innerhalb des gesamten Projekts. Daran erkennt man, fehlt auch nur ein Puzzlestück (Arbeitspaket) so wird das Puzzle (Projekt) nicht vollständig sein.

Optimale Größe von Arbeitspaketen

Größe nach Projektumfang:

In vielen Texten zum Projektmanagement kann man lesen, dass Arbeitspakete nicht größer als fünf bis maximal 20 Personentage umfassen sollten. Dieses mag zwar in vielen Bereichen ein Richtwert sein, der jedoch nichts über entscheidende Kriterien (wie zum Beispiel Höhe der Kosten oder des Arbeitsvolumens) aussagt.

Die Wahl von zu kleinen Arbeitspaketen wird ein Projekt sehr schnell unübersichtlich machen. Zu große Arbeitspakete können zu einer schlechten Kontrolle führen.

Jedoch hilft in den meisten Fällen die Faustregel:

Ein Arbeitspaket sollte ca. 5% des Projektumfangs umfassen!

Gehen wir von diesen prozentualen Rechnungen aus, kann die Länge der Arbeitspakete besser berechnet werden. Trotz allem ist ein Wert von ca. 20 Arbeitspaketen für ein Projekt (bzw. ein Wert von ca. 5%) ein guter Wert.

Größe nach Reporting-Period-Regel:

Bei dieser Regel werden die Länge (Dauer) der Arbeitspakete durch den Reporting-Zyklus bestimmt. Wird zum Beispiel im wöchentlichen Rhythmus zum Projekt „reported“ also berichtet, so sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche dauern.

Durch diese Methode ist die Fortschrittsmessung sehr einfach darzustellen. Ein Arbeitspaket sollte in dieser Methode den Status nicht begonnen (0%), in Arbeit (50%) oder beendet (100%) erhalten. Erscheint ein Arbeitspaket in der ersten Reporting-Woche mit 50% und in der zweiten Woche ebenfalls, scheint hier etwas ins Stocken geraten zu sein.

Fazit:

Es ist leicht im Text zu erkennen, dass eine pauschale Vorgabe, wie lange ein Arbeitspaket sein soll oder darf, keine wirklich gute Idee für ein Projekt sein wird. Vielmehr sollte sich die Länge von Arbeitspaketen an der Projektdauer und auch der Komplexität eines Projektes sowie auch der Aufgaben orientieren.

Mit einem richtigen „Zuschnitt“ der Arbeitspakete kann eine Überlastung bei der Projektverfolgung verhindert werden, da in diesen Fällen nicht die einzelnen Arbeitsabläufe innerhalb der Arbeitspakete nachverfolgt werden, sondern nur die Fertigstellung. Für diese ist der Arbeitspaketverantwortliche zuständig.

Zudem stellen ausreichend große Arbeitspakete eine Motivation für die Mitarbeiter dar, da diese einen Gestaltungsspielraum erhalten, für den sie selbst verantwortlich sind.

 

KLUSA bedient durch seine Struktur der Arbeitspakete und deren Anlage genau diese Funktion, denn zu jedem Arbeitspaket, kann ein Verantwortlicher bestimmt werden. Der Fortschritt der Arbeitspakete kann in einem manuellen oder auch automatischen Modus berechnet werden. Der Erfolgsstatus bzw. der Fortschritt wird mit einem Fortschrittsbalken im Gantt Chart direkt angezeigt. Dieses erleichtert zusätzlich die Arbeit des Projektverantwortlichen.

 

 

Share this entry on