Was ist ein Projektablaufplan (PAP) bzw. Projektplan?

Daten 10101010 - KLUSA® Projektmanagement Software

Daten 10101010 – KLUSA® Projektmanagement Software

Sind Sie ein Kind der 1980er? Dann kennen Sie bestimmt noch die Kult-Serie Das A-TEAM mit „Hannibal“ Smith (dem Anführer),  „B. A.“ Baracus (dem Muskelpaket),  „Face“ Peck (dem Schönling) und H. M. Murdock (dem Irren). Genau aus dieser Serie stammt folgender Spruch:

„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“

„Hannibal“ und seine Truppe mussten in der Serie immer wieder gefährliche Missionen erfüllen. Und als Kopf der Truppe arbeitete „Hannibal“ immer die Pläne der Missionen aus. Der Zuschauer erhielt jedoch nie einen Einblick in die Planungsdetails. Hiervon war man als Fernsehzuschauer vollkommen ausgeschlossen. Nicht aber von einzelnen Szenen für das Beschaffen von Material, das Zusammenschweißen von Dingen und dem Fertigstellen von tollen Maschinen, die den Plan zum Erfolg bringen sollten. „Face“ und B. A. Baracus waren einfach die „Macher“ und „Hannibal“ der Anführer. Kein Mitglied des A-TEAM´s nutze eine Projektmanagement-Software – immer hat alles einfach funktioniert.

Aber wir wissen alle: Ohne einen guten Plan gibt es auch kein erfolgreiches Projekt.

Daher schauen wir einmal hinter die Kulissen und das, was uns die Kult-Serie nicht gezeigt hat!

Projektplanung ist mehr als wichtig

Wer ein Projekt erfolgreich abschließen möchte, der muss sehr gut planen. Ansonsten wäre es so, als hätte man die Idee nach Italien zu fahren, setzt sich in ein Auto und fährt in die Richtung, in der das Fahrzeug gerade zeigt, ohne Karte und Navi – einfach ins Blaue.

In solchen Fällen sind Scope Creeps, explodierende Budgets und Terminüberschreitungen vorprogrammiert.

Damit sich Erfolg einstellt, kommt es immer auf eine gute Projektplanung an!

In 5 Schritten zum erfolgreichen Projektplan

  1. Schritt: Definieren Sie das Projekt

Dieser Schritt hört sich recht banal an. Er ist nicht nur der wichtigste Punkt sondern gehört zu den schwierigsten im Projektablauf. Es reicht nicht aus zu schreiben: Ich möchte einen Online-Shop erstellen. Bei dieser „Definition“ fehlen viele weitere Informationen.

Zu einer Definition eines Projektes gehörten im Allgemeinen sechs Schlüsselelemente:

    • ZIEL:

Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen. Hierbei sind externe Ziele (wie mehr Gewinn, Marktanteile, Kundenzufriedenheit) als auch interne (Prozessoptimierungen, Mitarbeiterbindung u.v.a.m.) möglich. Alle Ziele sollten mit Hilfe der SMART Formel definiert werden. Diese steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

    • UMFANG:

Hierbei ist es wichtig, dass Sie immer im Hinterkopf behalten, dass sich im Laufe eines Projektes immer etwas ändern wird. Daher wird man trotz sorgsamen Planens nicht alle Eventualitäten berücksichtigen können. Um den Umfang eines Projektes zu bestimmen ist es manches mal besser zu definieren, was nicht in das Projekt gehört. Ebenfalls sollte man in diesem Punkt bereits festlegen, wer Änderungen am Projekt vornehmen kann beziehungsweise darf. Zum Abschluss dieses Punkts ist noch die Bestimmung notwendig, wer Änderungen genehmigen darf. Hierdurch werden bereits gewisse Entscheidungsebenen definiert.

    • ERFOLGSKRITERIEN

Um den Erfolg oder aber auch den Misserfolg von Projekten zu messen, ist es wichtig bereits zu Beginn des Projektes Kriterien festzulegen, die den Erfolg messbar machen sollen. Hierzu greifen Sie am Besten auf die in Punkt 1 festgelegten Ziele zurück. Die am Häufigsten genannten Kriterien sind in diesem Zusammenhang:  die Einhaltung des Zeitraums, das Einhalten des Budgets sowie die Erreichung der gewünschten Qualität.

    • LIEFERBARE ERGEBNISS

In diesem Punkt führen Sie alle wichtigen Ergebnisse auf, die das Projekt liefert. Dies können zum Beispiel eine funktionierende App, ein neues Gehaltssystem, das Ablaufen von Geschäftsprozessen oder ähnliches sein. Wichtig ist, dass die Auflistung so detailliert wie möglich sein sollte.

    • VORRAUSSETZUNGEN

Dieser Punkt ist für Ihre Planung ebenfalls sehr wichtig. Hier legen Sie fest, welches Budgets und Ressourcen für Ihr Projekt notwendig sind. Die Ressourcen beziehen sich in diesem Fall nicht nur auf Räume und Materialien, sondern natürlich auch um Personal. Vergewissern Sie sich in diesem Punkt durch die Abstimmung mit allen Verantwortlichen, dass Sie nichts vergessen haben.

    • ZEITPLAN

Im Anschluss stellen Sie mit der ersten Erstellung eines Projektstrukturplans fest, wann die Ergebnisse „geliefert“ werden sollen. Daher planen Sie in diesem Punkt einen Basisterminplan, Meilensteine und Deadlines.

  1. Schritt: Identifizieren Sie Risiken, Annahmen und Beschränkungen

Für Ihr Projekt ist es wichtig mögliche Rückschläge und Risiken bereits vor ihrem Auftreten zu erkennen und nach Lösungen zu suchen.

Sobald sich ein Problem abzeichnet, sollten Sie die Verantwortung zum Lösen dieses Hindernisses einem Teammitglied zuweisen. Dieses Teammitglied muss sich hauptverantwortlich um das Risikomanagement kümmern.

Abhängig von der Projektgröße kann es sich hierbei um den Projektmanager*in selbst oder eine andere Führungskraft handeln. Der Risikomanagement-Verantwortliche sollte möglichst alle Risiken wie zum Beispiel verpasste Deadlines, Überschreitungen im Budget im Auge behalten. Mit einer entsprechenden Management Software wie KLUSA® ist dieses Risikomanagement.

Für das Planungsstadium selbst ist es wichtig zu bestimmen, welche Annahmen und Einschränkungen für das Projekt vorherrschen. Entsprechende Informationen sollten im Projekt dokumentiert und für alle sichtbar sein.

Dies ist wichtig, um alle Projektmitglieder auf einem guten Informationsstand zu halten.

  1. Schritt: Identifizieren der involvierten Personen/ -kreise

Bei Ihrer Planung eines Projekts müssen Sie den involvierten Personenkreis bzw. die Personen kennen. Daher ist wichtig zu definieren:

    • Wer ist Kunde: Wer soll das Endprodukt bzw. Ergebnis Ihres Projektes erhalten. Diese „Kunden“ können innerhalb oder auch außerhalb Ihres Unternehmens sein.
    • Wer ist Stakeholder: Diese Person oder dieser Personenkreis hat ein persönliches Interesse am erfolgreichen Abschluss Ihres Projektes. Die Identifizierung der Stakeholder ist wichtig, da diese immer in die Kommunikation über das Fortschreiten des Projektes einbezogen werden müssen.
    • Wer hat welche Rollen und Zuständigkeiten: Im klassischen Projektmanagement gibt es eine Hierarchie, die bei Projektbeginn festgelegt wird. Ebenfalls werden zu diesem Zeitpunkt Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen.
  1. Schritt: Erstellung der Projektressourcen-Liste

Im ersten Schritt des Projektes haben Sie bereits einige der wichtigen Voraussetzungen für Ihr Projekt erarbeitet. Auch wurden bereits gewisse Ressourcen bestimmt.

Als letztes haben Sie die Verantwortlichkeiten geregelt.

Nun fehlt noch das „Drumherum“ um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.

Einige Beispiele für Projektressourcen sind:

    • Technische Hilfsmittel (Computer, Software und ähnliches)
    • Fahrzeuge
    • Weitere Materialien (auch zum Beispiel benötigte Räume)

Listen Sie möglichst alle benötigten Ressourcen und die damit verbundenen Kosten auf. Sollten Sie die Kosten nicht kennen, müssen diese zunächst geschätzt werden. Hierdurch geben Sie Ihrem Budget- und Ressourcen-Manger*in eine Arbeitsgrundlage. Auch hier unterstützt eine Projektmanagement Software wie KLUSA® über das Ressourcenmanagement.

Sollten Sie nun mit Ihrer Planung aufhören?

Sie haben Ihr Projekt definiert, Sie haben Zeitpläne mit Meilensteinen und Deadlines erstellt. Auch haben Sie Risiken analysiert und Verantwortungen abgeklärt und zugeteilt. Aber was wäre ein Projekt ohne Kommunikation? Deshalb:

  1. Schritt: Erstellung eines Kommunikationsplans

Planen Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Die Kommunikation ist keinesfalls selbstverständlich. Einer der Hauptgründe des Scheiterns von Projekten ist eine schlechte oder gar fehlende Kommunikation der Teammitglieder.

Alles, wirklich alles vom Einhalten der Fristen bis hin zu den Budgets hängt davon ab, wie gut die Kommunikation innerhalb der Projektmitglieder und auch zu weiteren Verantwortlichen funktioniert.

Sie sollten sich aus diesem Grund bei jedem Projekt ebenfalls über einen Kommunikationsplan Gedanken machen:

    • Was ist das Ziel Ihrer Kommunikation: Gerade in der Projektkommunikation sollten die Ziele der Kommunikation immer klar und für jeden Verständlich sein. Bevor Sie auf „Absenden“ der Kommunikation drücken sollten Sie sich im Klaren sein, ob Ihr Ziel klar beschrieben wurde. Wollen Sie zum Beispiel als Projektmanager wissen, ob ein Team mehr Personalressourcen benötigt, sollten Sie nicht nachfragen, ob „alles läuft“. Stellen Sie die korrekten Fragen klar und eindeutig, um korrekte Antworten zu erhalten.
    • Zielpublikum der Kommunikation: Achten Sie natürlich darauf an wen Sie schreiben. Eine Geschäftsführung sollten Sie nicht über die Ausführung von Routine-Aufgaben im Projekt informieren. Geben Sie lieber in Abständen ein Statusupdate und informieren Sie bei wichtigen Themen diesen Personenkreis sofort. Wichtige Themen sind hier zum Beispiel Budget- oder auch Terminüberschreitungen.
    • Legen Sie bereits bei Projektplanung fest, welche Schlüsselinhalte für die Kommunikation wichtig sind. KLUSA® bietet hier bereits viele Möglichkeiten die Informationen aus einem Projekt und innerhalb eines Projektes weiter zu leiten.
    • Art und Häufigkeit der Kommunikation ist ebenfalls ein vielfach unterschätzter Punkt bei Projekten. Hier ist zunächst die Frage zu klären, welche Routinekommunikation stattfinden soll. Ebenfalls sollten Sie festlegen, wann entsprechende Informationen weitergeleitet werden sollten: Ist es vielleicht wirklich notwendig an einem Montagmorgen alle Projektupdates zu senden? – Legen Sie für Ihr Projekt auch eindeutig fest, welche Kommunikationswege genutzt werden sollen. Reicht es vielleicht einen Statusbericht per Email zu versenden – oder sollte dies in einem persönlichen Meeting geschehen. Vielleicht ist auch ein Turnus möglich (wöchentliches Update per Email / einmal im Monat aber persönlicher Bericht).

Fazit:

Setzen Sie immer klare und eindeutig definierte Ziele für Ihr Projekt. Identifizieren Sie bereits frühzeitig Risiken und aber auch Chancen für Ihr Projekt. Stellen Sie Ihre Projektteams sehr sorgsam zusammen und ermitteln Sie möglichst genau die benötigten Ressourcen. Zum Schluss legen Sie sich noch einen Kommunikationsplan an.

Wir sind uns sicher, dass Sie mit diesen Schritten am Ende von jedem Projekt immer besseres Ergebnis erhalten werden.

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