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PORTFOLIOMANAGEMENT

 

RESSOURCENMANAGEMENT

 

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PROJEKTMANAGEMENT

 

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PROJEKT DASHBOARD

 

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WIRTSCHAFTLICHE KENNZAHLEN

 

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Funktionsumfang der PM-Software KLUSA

Sie suchen ein Projektmanagement-Tool für strategische Portfolioplanung, operative Multiprojektsteuerung, effizientes Einzelprojektmanagement, unternehmensweite Mitarbeiterplanung…? Dann sind Sie hier richtig!

Die Software KLUSA zeichnet eine durchdachte Struktur und ein umfassendes Funktionsspektrum aus. Dank KLUSA hat das Management jederzeit den Überblick über laufende und geplante Projektideen und Projekte und kann schneller auf Ressourcenengpässe, Planabweichungen und neue Anforderungen reagieren. Die Mitarbeiter schätzen hingegen die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.

Lernen Sie die Funktionsbereiche hier näher kennen.

Projektideen und Projekte

Sicherlich kennen Sie das Problem: Viele Mitarbeiter*innen haben viele gute Ideen. Beim Kaffee trinken oder auf dem Flur spricht man die Idee kurz an und ist „Feuer und Flamme“. Sofort kommt der Gedanke: was für eine gute Idee für ein neues Projekt. 

Schließlich geht man wieder an den Arbeitsplatz und hunderte von anderen Aufgaben wollen auch Ihre Aufmerksamkeit. Also setzen wir wieder neue Prioritäten und die „großartige Idee“ gerät in Vergessenheit.

Wäre es da nicht viel sinnvoller alle Ideen aller Mitarbeiter*innen zu sammeln?

Sicherlich kann man nun einen großen Karton im Flur aufstellen und jeden bitten seine Idee aufzuschreiben und dort einzureichen. Doch die anstehende manuelle Auswertung der Ideen wird wieder sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Was also tun?

KLUSA® - Wortwolke zu Plan

KLUSA® – Projekt Idee

Arbeiten Sie doch mit einer Projektmanagement Software wie KLUSA®.

Bevor eine Idee verloren geht, kann diese mit wenigen „Klicks“ in KLUSA® hinterlegt werden. So geht Ihnen keine gute Idee mehr verloren. Ebenfalls können Sie bereits bei der Projektidee Ziele, Nutzen sowie auch Ihre ersten Ideen über die Machbarkeit und die entstehenden Kosten hinterlegen.

Die Bewertungen der Projektideen können nach diesem Schritt sowohl qualitativ als auch quantitativ erfolgen. Qualitative Kriterien der Projektideen können mit unterschiedlichen Gewichtungen versehen werde und mit Hilfe einer Nutzwertanalyse verglichen werden. Wenn Sie es wünschen können auch Projektideen im KLUSA® Portfoliomanagement verglichen und schließlich nach unterschiedlichsten Kriterien gewählt werden.

Fällt eine positive Entscheidung für eine oder mehrere Projektideen, so können Sie direkt aus der Projektidee ein Projekt in KLUSA® erzeugen. Daten wie Kostenplanung und andere können hierfür übernommen werden. Natürlich können Sie auch Ihre Idee nach den formellen Notwendigkeiten von Projektvorlagen anlegen.

Sie können mit KLUSA® Projekte plane, steuern und auch über diese Ihre Management Berichte abfassen. Um den Planungsaufwand gering zu halten, können Sie Vorlagen oder auch Prozessmodelle verwenden, die als Vorlagen gespeichert wurden. Für den Projektstrukturplan (Projektablaufplan) können Sie den komfortablen Terminplan nutzen. Sowohl tabellarische als auch grafische Nutzung ist für Sie mit wenig Aufwand möglich. Nach Ihrer initialen Planung kann ein Basisplan als Referenz gespeichert werden.

Weitere Eingaben stehen Ihnen natürlich auch zur Verfügung. Ob Sie nun ein Risiko, weitere Kosten oder auch Chancen für das Projekt vermerken möchten, KLUSA® stellt Ihnen eine komfortable Benutzeroberfläche sowie einem übersichtlichen Dashboard zur Verfügung.

Sie haben Ihr Projekt gestartet und möchten eine oder mehrere Versionen erstellen?

Auch dies ist möglich. Zur Verbesserung der Übersicht haben wir für Sie Icons entwickelt, die Ihnen bereits im Projektbaum anzeigen, ob ein Projekt Varianten oder auch Sub-Projekte besitzt.

Und wenn es doch zu einer Änderung Ihr Planung innerhalb des Projektes kommt, ist dies für KLUSA® ebenfalls kein Problem. Mit unserem komfortablen KLUSA® – Änderungsmanagement unterstützen wir den Workflow zur Genehmigung von Ihren Planänderungen.

Sie haben schon eine Idee wie Sie KLUSA® nutzen können – dann sollten Sie unser Datenblatt Projektmanagement ansehen.

 

Nutzwert- und Szenario-Analyse

KLUSA verfügt über Nutzwertanalysen für Projektideen, Projekte und Unternehmen.

Die Nutzwertanalyse zeigt eine Tabelle mit bewertenden Teams und verschiedenen Kriterien zur Bewertung. Die Werte für den gesamten Durchschnitt über alle Teams und Kriterien hinweg werden automatisch aus dem gewichteten arithmetischen Mittel berechnet. Ein farbiges Balkendiagramm visualisiert dabei die Werte intuitiv. So erhalten Sie einen schnellen vergleichenden Überblick aller vorgenommenen Bewertungen.

Auf Basis der Bewertungen von Projekten und Projektideen können dann übergreifende Bewertungen ins KLUSAs Portfolio Management einfließen. Hier gibt es eine grafische und tabellarische Übersicht aller Bewertungen mit der Möglichkeit unterschiedlichste Kriterien einzustellen.

Mit KLUSAs Portfolio Management können Sie Projekte, Projektvarianten und Projektideen nach Projektanzahl, Budget und Ressourcen optimieren.

Grundsätzlich sollte dabei eine machbare Anzahl an Projekten einen vorgegebenen Budgetrahmen und die maximal verfügbaren Ressourcen nicht überschreiten. Hier können Sie mit KLUSA eine Hüllkurve (= Kapazitätsgrenzlinie) für Projektanzahl, Budget und die Ressourcen über einen beliebigen Zeitraum hinweg definieren.

Die Optimierung der Projekte selbst kann interaktiv auf der Zeitleiste erfolgen, wobei die Auswirkungen auf Projektanzahl, Kosten oder Ressourcen der Projekte gegen die Kapazitätsgrenzlinien grafisch dargestellt wird. Dadurch kann unmittelbar die Nutzung der Kosten bzw. Ressourcen über die Zeit erkannt werden. Die einzelnen Projekte können dabei auf der Zeitachse verschoben werden, um Überlastungsspitzen zu vermeiden und eine optimale Auslastung in Hinsicht auf Projektanzahl, Kosten oder Ressourcen zu erreichen.

Siehe auch Datenblatt Portfoliomanagement

Risiken und Chancen

KLUSA unterstützt Management, Projektleitung und -team umfassend beim Risikomanagement von Projekten. KLUSA bietet hier

  • die Erfassung und Beschreibung von Risiken
  • die Bewertung der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen
  • eine Verfolgung der Risiken, sowie
  • die Definition und Verfolgung von Maßnahmen zur Risikobewältigung

Dabei wird neben der Standardmethode des Projektrisikomanagements auch die FMEA-Methode (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) unterstützt. Beide Methoden können innerhalb eines Projekts verwendet und berichtet werden.

KLUSA deckt den Bedarf der Projektleiter und des Projektteams nach einer pragmatischen Möglichkeit der Risikoerfassung und -verfolgung ab.

KLUSA bietet zudem ein Risikomanagement mit umgekehrtem Vorzeichen. Hier werden die Chancen eines Projektes betrachtet und Maßnahmen zur Verwirklichung verwaltet.

Für das Management bietet KLUSA die Möglichkeit der organisationsweiten Risiko- und Chancenanalyse und Bewertung. Über Schnittstellen können die Daten auch für übergeordnete Risikomanagement-Systeme bereitgestellt werden.

Siehe auch Datenblatt Risikomanagement

Terminplan und Ressourcen

Die wesentlichen Inhalte und Aufgaben eines Projekts werden in KLUSA im Terminplan festgehalten. Dieser hierarchisch aufgebaute Projektstrukturplan umfasst Haupt- und Teilprojekte, Arbeitspakete und Meilensteine sowie zugehörige Aktivitäten.

Im Terminplan findet auch die Planung der Projektressourcen auf Arbeitspakete statt.

In jeder Projekt- bzw. Teilprojektebene gibt es von KLUSA automatisch erstellte Arbeitspakete,  die dem Projekt zugeordnet und als Grobplanungselemente verwendbar sind. Ihre Laufzeit entspricht der Projektlaufzeit.

In KLUSA können in Pools (wie Abteilungen, Kostenstellen, etc.) Qualifikationen und Kapazitäten mit zugehörigen Mitarbeitern angelegt werden. Die Projektleiter können die hier zur Verfügung gestellten Ressourcen in den Arbeitspaketen ihrer Projekte einplanen und beantragen. Die Auswahl kann namentlich oder nach benötigten Qualifikationen erfolgen.

Die beantragten Ressourcen können in einem Workflow genehmigt oder bereits im beantragten Status reserviert werden. Der Genehmigungsprozess erfolgt standardisiert und transparent mit übersichtlicher grafischer Darstellung. Eine persönliche Ressourcenplanung des Projektleiters bleibt bis zur Beantragung für das Ressourcenmanagement unsichtbar.

Die Ressourcen von verschiedenen Projektideen, Projekten und Projektvarianten können in KLUSAs Portfolio Management auch miteinander verglichen und nach Kapazitäten optimiert werden. Über- oder Unterkapazitäten können so ausgeglichen werden und die Auslastung bleibt optimal planbar.

Siehe auch Datenblatt Ressourcenmanagement

Kosten und Nutzen

In KLUSA kann die Kostensituation von einzelnen Projekten, aber auch auf Multiprojektebene in absoluten Zahlen, prozentual zusammengefasst oder grafisch anzeigt werden; zudem gibt es über Filter und Einstellungen diverse Einschränkungs- und Vergleichsmöglichkeiten sowie intelligente Versionsvergleiche zwischen Plan, Ist und Prognose.

Die Eingabe der Kosten bei den einzelnen Projekten kann dabei manuell oder automatisiert über Schnittstelle erfolgen.

Die Nutzenpotenziale eines Projekts oder auch von Teilprojekten können in Hinsicht auf Laufzeit und geschätzte Folgewirkung für die Jahre nach Projektabschluss abgebildet werden. Diese Potenziale – seien es Einsparungen, erwartete Gewinne, o.ä. können ein wichtiges Kriterium für die Bewilligung und Durchführung des Projektes sein. Mehrere Projekte können dabei hinsichtlich des eingegebenen Nutzens einmalig oder wiederkehrend bewertet werden. Es können dabei Plan und Ist-Daten verwaltet werden.

Siehe auch Datenblatt Kostenmanagement

Reporting und Controlling

Die Erstellung regelmäßiger Projektberichte ist in KLUSA weitgehend automatisiert. Zu einem Berichtstermin wird ein Schnappschuss des Projektes erzeugt und gespeichert. Eine daraus resultierende Meilensteintrendanalyse und Risikotrendanalyse können dann im Dashboard des Projekts eingesehen werden. Der Projektleiter kann den Projektstatus natürlich auch noch zusätzlich textuell beschreiben (z.B. Erfolge, Misserfolge, nächste Schritte, Risiken etc.).

Auf Multiprojektebene können alle Projektberichte gefiltert eingesehen, fehlende Projektberichte ermittelt und bei Bedarf auch gesperrt werden.

Durch einen permanenten Plan-/Ist-Vergleich haben Sie in KLUSA im Einzelprojekt Ihre Termine, Projektziele, Kosten und Nutzen immer im Griff.

Auf Multiprojektebene ermöglicht KLUSA eine tiefere Analyse jeder angezeigten Information und den direkten Zugriff auf das jeweilige Projekt.

Die Projektmenge kann dabei über diverse Filter auf Zeiträume, Kostenarten, Kostenstellen oder andere Parameter sinnvoll eingeschränkt werden.

Siehe auch Datenblatt Reporting

MeinKLUSA und Dashboards

In MeinKLUSA finden Sie einen Bereich mit aktuellen Mitteilungen und eine personalisierte Übersicht über relevante Projektdaten, Informationen zur eigenen Arbeitssituation, fehlende Berichte usw.

Zudem befindet sich hier auch die Zeiterfassung. Für die Zeiterfassung können Unternehmenskalender und Arbeitszeitmodelle für die verschiedenen Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann z.B. so geregelt werden, dass nur auf laufende Projekte kontiert werden kann, bei denen der Mitarbeiter auch beteiligt ist.

In KLUSA gibt es zudem für alle Projektbeteiligten wie Team-Mitglieder, Projektleiter oder das Management sinnvoll gestaltete Dashboards.  Als Anwender können Sie dabei selbst über die vielen Einstellungsmöglichkeiten entscheiden und welche einzelne Kacheln Sie in welcher Form sehen möchten.

Zeiterfassung

Die Erfassung projektbezogener Arbeitszeiten ermöglicht die Generierung von Aufwandszahlen basierend auf dem geplanten Aufwand mit den tatsächlich kontierten Stunden. Die Werte aus der Arbeitszeiterfassung dienen bei aufwandsbezogenen Projekten als Grundlage für die Abrechnung nach Kostenstellen, der Beurteilung des Projektfortschrittes und können auch als Erfahrungswerte in die Planung neuer Projekte einfließen.

Die Erfassung von Über- oder Unterstunden ist bei flexiblen Arbeitszeitmodellen möglich, über einen Kalender wird die Anwesenheit am Arbeitsplatz transparent.

Siehe auch Datenblatt Zeiterfassung

Kunden- und Lieferanten-Management

In KLUSA können Unternehmensdaten von Kunden, Lieferanten, Mitbewerbern und Gesellschaften verwaltet werden. Die Software bietet hier die folgenden Möglichkeiten:

  • Aufbau und Pflege von allgemeinen Unternehmensdaten, -beschreibungen und -adressen
  • Hinterlegung von Finanz- und Abrechnungsdaten
  • Dokumentation von Kontaktinformationen der Ansprechpartner
  • Ablage von unternehmensspezifischen Preislisten für Produkte und Kostensätzen für Dienstleistungen
  • Bewertung von Unternehmen mittels wirtschaftlicher Kennzahlen und Nutzwertanalysen
  • Anlage von Aktivitäten in Aufgabenlisten
  • Erstellung verschiedener Transaktionen wie z.B. Angebote, Bestellungen und Rechnungen
  • Integriertes DMS zur strukturierten Ablage wichtiger Dokumente

Siehe auch Datenblatt Unternehmen

Exporte und Formate

In KLUSA können Daten in die Microsoft-Office-Formate Excel, PowerPoint und Word exportiert werden. Dabei ist es möglich, Exporte von Daten einzelner oder mehrerer Projekte wie auch von Projektberichten anzustoßen. Für Excel werden in der Regel Rohdaten exportiert, für PowerPoint und Word besteht die Möglichkeit eigene Vorlagen zu erstellen.

Siehe auch Datenblatt Reporting

Mobile App

Die KLUSA Mobile App für Android-Plattformen bietet mobilen Zugriff auf die Multiprojektmanagement-Software KLUSA. Die App bietet neben der Zeiterfassung auch die Sicht auf alle Projekte, für die der Anwender berechtigt ist. Auf die KLUSA-Projektdaten besteht dabei aktuell nur lesender Zugriff.

Die Zeiterfassungsdaten werden zwischen der KLUSA Mobile App und der KLUSA Datenbank ständig synchronisiert. So können Teammitglieder unterwegs einfach und schnell die geleistete Arbeitszeit direkt auf die Arbeitspakete der Projekte kontieren.

Siehe auch Datenblatt Mobile App