Ist Kommunikation Aufgabe des Projektmanagements?

Gute Kommunikation im Projektmanagement beinhaltet gewissermaßen den gesamten Austausch von Informationen aller Beteiligten imKommunikation Projekt, dabei stellt sich auch gleichzeitig die Frage: Warum ist Kommunikation eine Aufgabe des Projektmanagements, die es jetzt zu klären gilt. Allein den Projektbeteiligten kommt dabei eine wichtige Rolle zu, denn mit ihrer Bereitschaft zur Kommunikation steht und fällt der spätere Erfolg über das gesamte Projekt. Für die Projektleitung selbst, stell die Kommunikation eine immens wichtige Aufgabe da, da sie auf Basis der dadurch erlangten Informationen wichtige und vielleicht auch weitreichende Entscheidungen im Projektverlauf treffen kann. Entscheidend ist daher auch das was und wann welche Informationen an wen zu kommunizieren sind.

Kommunikation ist ausschlaggebend für den Erfolg von Projekten im Unternehmen. Dabei können Menschen Informationen austauschen, neue Themen kommunizieren und Wissen vermitteln. Softwarelösungen können hier den Kommunikationsfluss unterstützen und dokumentieren. Neben der „normalen“ Face-to-Face-Kommunikation haben sich gerade im Projektmanagement auch elektronische Formen etabliert um eine Nachricht zu übermitteln – unabhängig vom jeweiligen fachlichen Kontext oder Sprache.

Wie erstellt man einen Kommunikationsplan im Projekt?

1. Besser früh als zu spät – Planung

Planen Sie eine rechtzeitige Kommunikation für alle Projektbeteiligten und informieren Sie alles Stakeholder!

2. Richtig aufbereitete Informationen für die jeweilige Zielgruppe

Nicht jeder braucht im laufenden Projekt die gleiche Information, sondern diese sollten für jeden Beteiligten für die Kommunikation aufbereitet sein, damit dieser, wenn es darauf ankommt, schnell die richtigen Entscheidungen treffen kann.

3. Klare und deutliche Kommunikation hat Vorrang

Hört sich auf den erst Blick einfach an! Doch bei sehr komplexen Themen, kombiniert von gefährlichen Halbwissen, kann der Informationsfluss schnell von den Projektbeteiligten falsch verstanden werden. Komplizierte Akronyme und Abkürzungen von Fachbegriffen tun hier ein übliches.

4. Kommunizieren sie im regelmäßigen Turnus

Kommunikation im regelmäßigen Turnus schafft besonders in umfangreichen Projekten Sicherheit und Vertrauen und vor allem auch die nötige Transparenz für die Projektleitung. Hierdurch können schnell offene Fragen, aufkommende Probleme oder auch Herausforderungen erkannt und frühzeitig vermieden werden.

5. Geeignete Kommunikationstools verwenden

  • Face-to-Face Unterhaltung
  • Chat Systeme
  • Mail Systeme
  • Foren
  • Communities
  • Plattformen für WEBinare
  • Telefonkonferenzen
  • Besprechungen und Meetings
  • Jour Fix Meetings

Unabhängig von der Art und Weise der Tools sollte darauf geachtet werden, dass dies in einer interaktiven Form gestaltet und mit ausreichend Möglichkeiten im Dialog einander gegenüberzutreten. Ebenfalls ist es wichtig den Teilnehmern ausreichend Möglichkeiten für Feedback zu geben.

Für die Dokumentation und das Controlling der Projektkommunikation hat sich die Projektmanagementsoftware KLUSA seit fast 30 Jahren einen Namen gemacht.

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