Projekt-Zeiterfassung mit KLUSA

In diesem Artikel:

Zeiterfassung ist das heute noch zeitgemäß?

Wozu muss man die Projekt-Zeiterfassung kontieren? Zeiterfassung hat in modernen Unternehmen fast schon etwas Anachronistisches. Kontrolle ist out, Vertrauensarbeitszeit ist angesagt. Zeiterfassung im Projekt hat jedoch nicht den Hintergrund, Mitarbeiter zu kontrollieren. Es geht vielmehr darum,
  1. die Planungsqualität von Projekten ständig zu verbessern. Dies geht jedoch nur, wenn man aus vorherigen Projekten etwas lernt. Zum Beispiel: Welche Aufwände sind geplant worden? Welche Aufwände müssen demgegenüber tatsächlich erbracht werden?
  2. den Nutzen von Projekten nachverfolgen zu können (denn ob sich ein Projekt rechnet, kann nur beurteilt werden, wenn ich die tatsächlichen Kosten kenne).
Es gibt also durchaus gute Gründe, die Zeiten in Projekten zu erfassen. KLUSA bietet eine komfortable Möglichkeit zur Zeiterfassung und Bewertung.  

Erfassung geleisteter Arbeit (Zeiterfassung) in Arbeitspaketen

Jeder Mitarbeiter, der in einem Projekt als Teammitglied eingeplant ist, kann mit der KLUSA Zeiterfassung seine geleistete Arbeit für dieses Projekt erfassen. Die Arbeitszeit wird minutengenau auf die aktuell laufenden Arbeitspakete verteilt. Der Mitarbeiter behält immer den Überblick, da ihm nur für ihn relevante Arbeitspakete zur Kontierung angeboten werden. Kontierungen können mit Kommentaren versehen werden, um beispielsweise die Tätigkeit zu beschreiben oder höhere als geplante Aufwände zu begründen. Die Erfassung kann über Stellvertreter erfolgen. So könnte zum Beispiel das Sekretariat oder auch Projektbüro die Erfassung für die Mitarbeiter übernehmen. Kontierungsperioden können abgeschlossen und freigegeben werden. Erfasste Zeiten können über Schnittstellen ausgegeben werden. Die erfolgt beispielsweise für die Fakturierung von Leistungen für die externe Weiterverrechnung.

Kostenbewertung

Die kontierten Arbeitszeiten der verschiedenen Projektmitarbeiter werden mit den Tages- oder Stunden-Kostensätzen bewertet und so automatisch Istkosten erzeugt. Die Berechnung kann mit direkt in KLUSA hinterlegten Kostensätzen oder über externe Lösungen (wie z. B. SAP) über entsprechende Schnittstellen erfolgen.

Vergleich von Plan und Wirklichkeit

Die geleisteten und bewerteten Arbeitsstunden werden direkt in der Projektansicht den geplanten Arbeitsstunden gegenübergestellt. Detaillierte Auswertungen und aggregierte Übersichten stehen der Projektleitung zur Verfügung. Die Projektleitung kann daraus den Projektfortschritt und verbleibende Aufwände ableiten und so Abweichungen von der Planung erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen. Ähnliche Berichte und Analysen stehen auch den Ressourcenmanagern zur Verfügung. In welchen Projekten haben die Mitarbeiter wie viel gearbeitet? Welche Mitarbeiter arbeiten in welchen (und wie vielen) Projekten in einem bestimmten Zeitraum?

Reicht das Projektbudget?

Wie oben erwähnt kann KLUSA aus den kontierten Stunden auch die tatsächlichen Kosten (Istkosten) berechnen. Die Kosten aus erbrachten Leistungen, zusammen mit Material- und Investitionskosten, ergeben den Istkostenverlauf. KLUSA stellt in entsprechenden Berichten die Ist- und Plankosten gegenüber. Das Auseinanderlaufen der Kostenverläufe erlaubt die schnelle Identifikation von Abweichungen im Projektfortschritt. Die KLUSA Berichtsstruktur erlaubt den „Drill-Down“ bis auf den einzelnen Kostenbeleg. Über die Kostenprognose (Forecast-Berechnung) kann die Kostenentwicklung des Projekts bis zum Projektabschluss extrapoliert werden. Der Forecast berechnet sich aus den Istkosten bis einschließlich der letzten Periode (Monat) und den Plankosten ab der aktuellen Periode bis zum Projektende. Weitere informative Übersichten über mehrere selektierte Projekte oder über alle Projekte, die als Basis bewertete Projektarbeitszeit beinhalten, stellt KLUSA im Modul Management zur Verfügung.  
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