Was macht gutes Projekt-Controlling aus?

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Was macht gutes Projekt-Controlling aus?

KLUSA® - Konferenz mit Kunden

Erfolg und Misserfolg basiert bei der Projektplanung nicht allein auf der Planungsmethode sondern auch in der Überprüfung von laufenden Projekten, ob das so Geplante auch funktioniert, dem sogenannten Projekt-Controlling. Das Themenfeld, was dies letztendlich ausmacht ist viel breiter als die reine Betrachtung von Kennzahlen (KPIs). Man muss hier die Frage stellen was macht gutes Projekt-Controlling aus und woraus besteht es?

      1. Definition
      2. Ziele und Aufgaben
      3. Umsetzung und Methoden
      4. Softwarelösungen

1. Definition 

Das Projekt-Controlling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminierung sowie Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen. –REFA-Lexikon

Es ist daher auch ein Teilbereich und Unteraufgabe im Projektmanagement.

Gemäß PMBOK Guide werden diese Aufgaben den Bereichen im Projektmanagement zur regelmäßigen Überwachung und Kontrolle zugeordnet. Einzuordnen auch unter Monitoring & Controlling.

Eine weitere wichtige Komponente ist die DIN 69901, die im wesentlichen nicht nur Grundlagen, Prozesse, Prozessmodell, Methoden, Daten, Datenmodell und Begriffe im Projektmanagement beschreibt, sondern auch sich auf die Sicherung des Erreichens der Projektziele und somit auf die Kontrolle aller Projektabläufe bezieht. – Wikipedia

2. Ziele und Aufgaben 

Wichtige Aufgaben hier sind zweifelsohne die regelmäßige Überprüfung über die Einhaltung von Terminen sowie Kosten aber auch die Überprüfung des Mehrwertes im Gesamtprojekt. Dabei spielt zum Abschluss des Projektes der größte mögliche Nutzen bei möglichst geringen Kosten zu generieren.

3. Umsetzung und Methoden 

Wie diese Aufgaben geschickt zu lösen sind, hängt von unterschiedlichsten Einflussfaktoren ab, wie diese zu berücksichtigen sind im Einzelnen:

      • Wichtigkeit und Projektumfang
      • Größe von Team und Unternehmen
      • bedeutende Kennzahlen (KPIs)

 

Terminplan – Projektstrukturplan (PSP)

Terminplan mit GANTT-DiagrammDie Basis um einen ersten „Lagebericht“ über alle Projekte zu bekommen ist in der Regel die Verwendung eines sogenannten Terminplanes oder auch Projektstrukturplan (PSP) genannt. Er gibt zunächst visuell Auskunft über die zeitliche Abfolge aller einzelnen Arbeitspakete (Aufgaben) sowie Aktivitäten über das zeitliche Ende der Projekte.

 

Ampelcontrolling

ZusammenfassungEine sehr beliebte und bekannte Möglichkeit einen Überblick von laufenden Projekten zu bekommen, wie auch zu übersehen, ob alle Zeitpläne wie auch sonstige KPIs eingehalten wurden, ist die Verwendung von Ampelsystemen. Mit dem Farbsystem, grün gelb und rot, sieht man sofort den aktuellen Stand des Projektes. Außerdem haben sie den Vorteil, dass sie stets aktuell auf dem letzten Stand sind.

Nutzwertanalyse

NutzwertanalyseDie Nutzwertanalyse ist im Vergleich zu anderen Methoden ein sehr spezielle Methode, die eher dafür ausgelegt ist, mehrere Alternativen nach dem bestmöglichen Nutzen zu bewerten. Die eigenen Präferenzen und Prioritäten laufen hierbei sehr stark in die Gewichtung.

 

Earned Value-Analyse (EVA)

EVADie Earned Value Analysis (EVA) ist ein Werkzeug des Projekt-Controllings. Sie dient zur Fortschrittsbewertung von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Die Schlüsselwerte sind dabei Planwert, Istkosten und Fertigstellungswert. –Wikipedia

Im Vergleich zur oben beschriebenen Nutzwertanalyse bietet die EVA eine weitaus objektivere Betrachtungsweise als die Nutzwertanalyse. Hier werden lediglich die tatsächlichen Zahlen (z.B. Zeiten aus Terminplänen und Kosten) und Fakten objektiv gegenübergestellt, verglichen und ausgewertet.

4. Softwarelösungen 

KLUSA Enterprise

Professionelles Projekt-Controlling muss heute nicht mehr mit eigenen Tools bewerkstelligt werden, sondern ist in einer ausgereiften Projektmanagementsoftware integriert.

Projekt-Controlling mit KLUSA kann so einfach sein

Durch einen permanenten Plan-/Ist-Vergleich haben Sie im Einzelprojekt Ihre Termine, Projektziele, Kosten und Nutzen immer im Griff. Auf Multiprojektebene ist eine tiefere Analyse jeder angezeigten Information und der direkte Zugriff auf das jeweilige Projekt möglich. Die Projektmenge kann dabei über diverse Filter auf Zeiträume, Kostenarten, Kostenstellen oder andere Parameter sinnvoll eingeschränkt werden. Sie sehen, damit haben Sie stets Ihre Projekte im Griff, Projekt-Controlling mit KLUSA kann also so einfach sein.

Hier unterstützt Sie KLUSA

KLUSA Dashboards für den umfassenden Überblick

  • Dashboards für das Management, die Projektleitung und die Projektbeteiligten
  • Konzentrierte Informationen zu Kosten, Aufwand, Risiken, Ressourcen, Wirtschaftliche Kennzahlen, Terminabweichungen, Projektstatus u.v.m.
  • Drill-Down von der Multiprojektsicht bis ins Einzelelement

KLUSA für hohe Transparenz in Echtzeit

  • Tabellarische und grafische Übersicht über  Multiprojektverlauf mit allen essenziellen Parametern 
  • Ausgefeiltes Änderungsmanagement mit verschiedenen Planversionen wie Plan, Basisplan, Zuletzt geändert und Ist
  • Genehmigungs-Workflow für Änderungsanträge 
  • Auswahl, für welche Themen des Projekts Änderungen anstehen
  • Einfache Übersicht von Abweichungen zwischen Originalplan und dem zuletzt genehmigten Plan
  • Schnelles Erkennen von Planverzögerungen

KLUSA behält für Sie mittels Projekt-Controlling die Kontrolle über die Projekte im Unternehmen 

  • Ampelbewertungen für verschiedene Bereiche des Projekt-Controllings
  • Drill-Down zum entsprechenden Bereich aller oder eines einzelnen Projekts
  • Manuelle oder automatisierte Bewertung der Bereiche
  • Bewertungen mit Zugriff auf Berichtsdaten der Einzelprojekte  
  • Weitgehend automatisiertes Berichtswesen 

Berichtsdaten direkt in KLUSA

  • Umfangreiche Darstellung der Berichte direkt in KLUSA, wobei Informationen gefiltert, gruppiert und zusammengefasst werden können
  • Analysemöglichkeiten bei der Präsentation von Daten direkt in KLUSA
  • Einzel- und Multiprojektberichte mit Trendanalysen für Meilensteine, Kosten, Risiken und Fertigstellungswerte und Earned Value Analysen (EVA) in Listen, Tabellen und Grafiken übersichtlich zusammengefasst

Ausgabe und Weiterverarbeitung von Berichtsdaten

  • Ausgabe der Berichte als PDF-Dokument mit flexiblem, anpassbarem Layout
  • Berichte in nativen Microsoft Office Formaten für Word und PowerPoint
  • Rohdatenexporte in Microsoft Excel-Format, für spezielle Auswertungen
  • Zugriff auf KLUSA-Daten über KLUSA Web Services

Weitergehende Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Datenblatt KLUSA Reporting.