Ressourcen-Management, was ist das?

Wir machen Ihr Business größer planbarer zuverlässiger profitabler

Ressourcen-Management, was ist das?

Eine fundierte Projektplanung ist im Alltag selbstverständlich. In Bereichen, wo es für Unternehmen jedoch wichtig wäre, gibt es viele Gründe, sich gegen diese zu entscheiden.

Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?

Mitarbeiterverfügbarkeit, Qualifikation, Ausbildung, Ressourcenmanagement und nicht zuletzt Kapazitätsplanung, egal wie man es tituliert, Projektleiter bekommen hier ein unwohles Behagen. Die Gründe hierfür können unterschiedlich sein.

„Wies soll das denn gehen?“, „Was soll ich denn künftig noch alles hier berücksichtigen?“, „Woher soll ich denn wissen, wer und wann verfügbar ist?“

Beliebte Sätze, die zunächst sehr weit entfernt klingen, sich aber mit dem Ressourcenmanagement intensiv beschäftigen um diese Fragen zuverlässig zu beantworten. Doch was ist hierfür der Grund? Planung heißt zunächst mal, mit den vorhandenen vielleicht auch „knappen“ Ressourcen zu arbeiten. Hierbei versteht sich vor allem der Wettstreit mit den zugeteilten und vorhandenen Ressourcen das Maximale für sein Unternehmen zu erzielen. Auch privat werden wir meist vor die Wahl gestellt mit begrenztem Budget den maximalen Nutzen zwischen Ausgaben für Wohnung, Lebensmittel und Urlaub zu verteilen. Denn alle Bedürfnisse lassen sich sicherlich nicht in gleicher Weise befriedigen.

Im Geschäftsalltag und bei der Planung von neuen Ideen und Projekten ist solch ein Vorgehen sicher nicht darauf zurückzuführen. Im Normalfall erstellen wir einen entsprechenden Projektplan und übergehen dabei gerne die Notwendigkeit verfügbare Ressourcen zu hinterfragen und zu allokieren.

Die Hürden im Ressourcenmanagement

Im Allgemeinen lässt sich sehr schwer ein klares Bild über die verfügbaren Ressourcen und deren Rollen machen. Krankheiten, Kündigungen und zwischenmenschliche Probleme erschweren oft die Alltagsplanung oder machen diese gar zunichte. Auch Führungskräfte sind oft nicht immer kalkulierbar, wenn sie ad-hoc Entscheidungen treffen. Aber auch wichtige Key Personen sind zur gewünschten Zeit nicht verfügbar oder einfach ausgebucht. Auch bereits laufende Projekte benötigen mehr Zeit und Kapazität als vorgesehen. Um die Komplexität hier noch mehr zu unterstreichen, sind auch manchmal Mitarbeiter auf mehreren Projekten, die voneinander abhängig sind, allokiert, was die Fähigkeit von Multiprojektmanagement erfordert. Die Aufgaben können zunächst in drei Segmente gegliedert werden:

  • strategisches Segment
  • taktisches Segment
  • operatives Segment

Mit Hilfe von entsprechenden Plantafeln oder Kapazitätsdiagrammen aber auch -übersichten lässt sich ein überschaubares Bild konstruieren. Diese Hilfsfunktionen sind in der Regel fester Bestandteil einer Projektmanagementsoftware oder Multiprojektmanagementsoftware.

Warum ist Ressourcenmanagement so wichtig?

KLUSA EnterpriseMit einem Tool lassen sich freie Ressourcen sehr einfach und schnell identifizieren bzw. können da eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden. Es entsteht völlige Transparenz aller verfügbaren und eingesetzten Ressourcen. Nebenbei bekommen Sie absolute Flexibilität über diese und können diese umplanen und bekommen zudem einen gesamten Überblick. Aber auch die Ressourcen (Mitarbeiter) werden optimal verschont vor Überlastung und Überbuchung.

Mit dem KLUSA Ressourcenmanagement holen Sie das Maximale aus Ihren Ressourcen!

Mit dem KLUSA Ressourcenmanagement unterstützen Sie dabei Ihre Mitarbeiter, optimal in Ihren  Projekten zu verplanen. Eine abgestimmte Kapazitätsplanung ist dabei Voraussetzung für termingerechte Projekte. Zudem ist eine optimale Auslastung der vorhandenen Ressourcen verantwortlich für maximale Erfolge.

Ressourcenanfragen im Projekt

  • Auswahl der Ressourcen mit spezifischen Qualifikationen aus vorhandenen Ressourcenpools
  • Zuordnung auf entsprechende Arbeitspakete (unter Berücksichtigung möglicher Engpassressourcen)
  • Persönliche Planung des Projektleiters sowie offizielle Anfrage mit oder ohne Genehmigungs-Workflow
  • Ansichten zu Ressourcenanalyse und Ressourcenverfügbarkeit zeigen alle geplanten Ressourcen eines Projekts sowie die Kapazität und Anfragen zu Mitarbeitern eines Projekts
  • Umfangreiche visuelle Unterstützung durch unterschiedliche Diagramme

Ressourcen Workflow (optional)

  • Planung des Ressourcenbedarfs im Projekt 
  • Anforderung von Qualifikationen oder Personen 
  • Entscheidung und Zuordnung im Ressourcenmanagement (Personalverantwortliche) u.a. auf Grundlage von Kapazität und Auslastung

Ressorcengenehmigung oder -ablehnung (optional)

  • Entscheidung auf Basis von Kalendern, Arbeitszeitmodellen, Verfügbarkeit, Antragsstatus, Kapazitäten, Überbuchung der Poolmitglieder, sowie Fortschritt und Meilensteine der anfordernden Projekte
  • Tabellarische und grafische Ansicht von Kapazitäten, Aufwand und Grundlast der Mitarbeiter des Pools oder der Projekte
  • Komfortfunktionen für Massenbuchungen, aber auch Aufteilung von Anfragen

Anlage und Verwaltung von Ressourcenpools

  • Organisation zugeordneter Ressourcen in einer oder mehreren Gruppen, sog. Ressourcenpools
  • Aufbau und Pflege des Pools basierend auf Mitarbeitern und weiteren Attributen, wie Qualifikationen, Standorten, etc.
  • Zuweisen von Kostenstellen (zur späteren Kostenbewertung in den Projekten)
  • Zuordnung von Qualifikationen zu Mitarbeitern
  • Festlegung der Kapazität pro Qualifikation 
  • Zuweisen eines Arbeitszeitmodells pro Mitarbeiter
  • Übersicht der Zeiterfassungsdaten der Projektmitarbeiter

Meine Arbeit

  • Tabellarische und grafische Ansicht der Projekte und Arbeitspakete, für die das Poolmitglied geplant ist (im Modul MeinKLUSA
  • Details zu Projekten, Arbeitspaketen, Antragsstatus und notwendigen Qualifikationen für den betrachteten Zeitraum
  • Übersicht zum geplanten Aufwand

Weitergehende Informationen erhalten Sie im Datenblatt KLUSA Ressourcenmanagement.