Durch eine Projektmanagement-Software wird für die einzelnen Nutzergruppen das Arbeiten in und an Projekten einer gewissen Systematik im Unternehmen unterworfen. Dieses systematische Arbeiten ist sicherlich für die meisten Nutzer im ersten Moment eine Umstellung, die auch ein gewisses Change-Management für die Führungskräfte nach sich zieht. Ist jedoch erst einmal die Akzeptanz für das systematische Arbeiten eingetreten, so wird hierdurch eine hohe Transparenz der Arbeiten und der Projekte geschaffen.
Das systematische Arbeiten und die Transparenz bilden die Grundlage für mehr Zufriedenheit und Motivation innerhalb der Nutzergruppen. Denn der Erfolg der Projekte und der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb der Projekte wird schnell und einfach ersichtlich.
Zudem kann die Projektmanagement-Software eine Strategieunterstützung für das Management und damit einen klaren Wettbewerbsvorteil bieten. Es wird einfacher mit einer entsprechenden Software Einsparpotentiale zu erkennen und zu nutzen.
Was bietet Projektmanagement-Software in Hinblick auf Systematik und Transparenz?
Durch die Standardisierung und Vereinheitlichung der Vorgehensweisen in einzelnen Projekten und deren Phasen wird eine gewisse Reproduzierbarkeit hergestellt. Entstehendes Konfliktpotential beziehungsweise Reibungsverluste können hierdurch ebenfalls frühzeitig erkannt und auch minimiert werden. Diese Erkenntnisse können im Nachgang zur weiteren kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen genutzt werden.
Die Projektmanagement-Software legt klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten fest. Hierdurch kann die Software zur Verbesserung des Informationsflusses, des -austausches und der Kommunikation sehr hilfreich sein. Nicht zuletzt gewöhnt sich der Nutzer solcher Software an eine professionelle Planung und Steuerung seiner Projekte, was eine höhere Termintreue unterstützt. Im Einzelprojekt hat der Planer immer alle Informationen über laufende – und geplante Projekte im Überblick. Das Management hingegen kann sich jederzeit im Bereich „Multi-Projektmanagement“ von Software-Programmen über den Status aller Projekte in einem Unternehmen informieren.
Wie wirkt sich Projektmanagement-Software auf Zufriedenheit und Motivation aus?
Durch eine Softwareunterstützung kann von Seiten eines Unternehmens schneller und passgenauer auf die Erfüllung von Kundenwünschen reagiert werden. Die klare Struktur von Verantwortlichkeiten führt auch zu einem klar definierten Ansprechpartner für Kunden, aber auch für interne Auftraggeber/innen. Dies fördert noch weiter die Kundenzufriedenheit.
Klare Verantwortlichkeiten führen dazu, dass sich die Verantwortlichen ihrer Rolle und ihrer Aufgaben besser bewusst werden. Dies gilt natürlich ebenfalls für Teammitglieder und deren Rollen in den einzelnen Projekten. Hierdurch entwickeln Nutzern einer entsprechenden Software ihre Kompetenzen in der Regel weiter. Kommt es in diesen Bereichen zur Notwendigkeit für Schulungsmaßnahmen, können diese schneller und einfacher erkannt werden. Fachspezifische Qualifikationen können damit zielgerichteter durchgeführt werden.
Wie unterstützt die Software bei Wettbewerbsfähigkeit und Strategie?
Durch die Planung von Projekten können insgesamt die Strategievorhaben besser umgesetzt werden. Innerhalb der Vergleiche von Plan- und Ist-Zahlen ist die Messung der Erreichung von Unternehmenszielen möglich. Die Priorisierung von Projekten nach Wichtigkeit beziehungsweise Dringlichkeit kann mit Hilfe der Software zum Unternehmenserfolg entscheidend beitragen.
Durch die Nutzung von entsprechend guter Dokumentation und Teamarbeit kann ein nachhaltiger Wissenstransfer erreicht werden. Ebenfalls kann die Software Unternehmen in der effizienteren Zusammenarbeit über Bereichs- und Abteilungsgrenzen hinweg unterstützen, was die Abstimmungsprobleme auf ein Minimum reduzieren kann.
Wie erkennt und nutzt man Einsparungspotentiale durch die Software?
Durch die Nutzung von entstehenden Synergieeffekten und Optimierungen verringern sich bereits die Kosten und Aufwände innerhalb eines Unternehmens. Die effektivere Planung, die sich an den standardisierten Prozessen orientiert, reduziert Nachbesserungen und Fehlerkosten. Dies setzt natürlich klare Zieldefinitionen beim Beginn eines Projektes voraus.
Durch genaue Planung werden Ressourcenengpässe bereits frühzeitig erkannt und verhindert. Wodurch mit einer guten Projektmanagement-Software die optimale Auslastung von vorhandenen Kapazitäten aufgrund der Planung erreicht werden kann.
Durch vorausschauendes Management der Fachprofile können die Teamqualifikationen optimal eingesetzt werden und machen das Projektergebnis besser vorhersagbar.
Mit einer Projektmanagement-Software werden Sie Ihre Projektlaufzeiten erheblich verkürzen und die Time-To-Market Zeiten verringern.
