Situation
Der Fachkräftemangel im Projektmanagement ist längst keine abstrakte Zukunftssorge mehr, sondern gelebter Alltag. Aktuelle Prognosen gehen davon aus, dass allein in Deutschland bis 2027 rund 128.000 Projektmanagement-Experten fehlen werden. Gleichzeitig wächst der Bedarf: Der Markt für PM-Positionen entwickelt sich weiter, ohne dass genügend qualifiziertes Personal nachrückt.
Für Organisationen bedeutet das: Wer heute ein Projekt plant, kann nicht mehr selbstverständlich davon ausgehen, dass benötigte Spezialkompetenz einfach verfügbar ist – intern wie extern. Projektleitung, PMO und Management stehen vor derselben Realität: Die Ressource „Fachkraft“ wird knapper, nicht die Anzahl der Projekte, die sie stemmen sollen.
Problem
Die naheliegende Reaktion vieler Organisationen ist Recruiting – neue Fachkräfte finden, ausbilden, binden. Das ist wichtig, aber es löst nicht das eigentliche operative Problem: den Umgang mit den Ressourcen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind.
Und genau hier zeigt sich eine deutliche Schwachstelle: Laut aktuellen PMI-Erhebungen scheitern rund 27 % aller Projekte primär an mangelhafter Ressourcenplanung. Die Gründe sind vielfältig – unrealistische Planungsannahmen, Überbuchungen einzelner Spezialisten, ständige Prioritätswechsel zwischen Projekten und ungeplante Personalausfälle.
Das eigentliche Problem ist also selten ein grundsätzlicher Mangel an Kompetenz im Unternehmen. Es ist der ineffiziente Einsatz der Kompetenz, die bereits vorhanden ist:
- Spezialisierte Ressourcenwerden über zu viele Projekte gleichzeitig verteilt, statt gezielt dort eingesetzt zu werden, wo sie den größten Hebel haben
- Ressourcenzusagen erfolgen, bevor die tatsächliche Auslastung bekannt ist
- Engpässe fallen erst auf, wenn ein Projekt bereits ins Stocken gerät
Auswirkung
Was passiert, wenn dieser ineffiziente Ressourceneinsatz über längere Zeit bestehen bleibt – gerade in einem Umfeld, in dem Nachbesetzung kaum kurzfristig möglich ist?
Die Folgen verstärken sich gegenseitig. Überlastete Fachkräfte werden zum Flaschenhals für mehrere Projekte gleichzeitig – verzögert sich ihre Arbeit, verzögern sich automatisch alle Projekte, die von ihnen abhängen. Gleichzeitig steigt mit anhaltender Überlastung das Risiko von Fluktuation genau der Fachkräfte, die ohnehin am schwersten zu ersetzen sind.
Wirtschaftlich ist die Dimension erheblich: Der Fachkräftemangel im Projektmanagement könnte laut PMI-Studien das deutsche Bruttoinlandsprodukt bis 2027 um rund 9,9 Milliarden US-Dollar belasten. Ineffizienter Ressourceneinsatz auf Projektebene ist damit kein internes Detailproblem, sondern ein Faktor mit volkswirtschaftlicher Relevanz.
Für einzelne Organisationen bedeutet das konkret: Jede Fehlallokation einer knappen Ressource kostet nicht nur Zeit im aktuellen Projekt. Sie kostet auch die Opportunität, dieselbe Ressource dort einzusetzen, wo sie den größten Wert geschaffen hätte – und erhöht das Risiko, dass diese Ressource dem Unternehmen mittelfristig ganz verloren geht.
Nutzen der Lösung
Was verändert sich, wenn der Einsatz wertvoller Ressourcen gezielt statt reaktiv gesteuert wird?
- Sichtbarkeit vor Verfügbarkeit: Wer zu jedem Zeitpunkt weiß, wer wann mit welcher Auslastung an welchem Projekt arbeitet, macht keine Zusagen mehr auf Basis veralteter Annahmen
- Priorisierung statt Gießkanne: Knappe Spezialkompetenz lässt sich gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Effekt erzielt – statt gleichmäßig, aber wirkungsarm über viele Projekte verteilt zu werden
- Frühzeitige Konflikterkennung: Ressourcenengpässe werden sichtbar, bevor sie zu Verzögerungen, Zusatzkosten oder Überlastung führen
Der Fachkräftemangel selbst lässt sich kurzfristig nicht auflösen – er ist eine strukturelle Realität, mit der Organisationen über Jahre planen müssen. Der Umgang mit den vorhandenen Ressourcen ist dagegen eine Stellschraube, die jede Organisation selbst in der Hand hat. Richtig eingesetzt, wird aus einer knappen Ressource kein Engpass, sondern ein gezielt genutzter Wettbewerbsvorteil.
Die Frage, die sich für jede Organisation stellt: Setzen wir unsere wertvollsten Ressourcen dort ein, wo sie den größten Unterschied machen – oder dort, wo gerade zufällig Kapazität frei war?
KLUSA bietet die Hilfsmittel, um die Planung der Fachkräfte im Projekt bestmöglich zu unterstützen und hält hierfür folgende Funktionen bereit:
- Verwaltung von Fachkräften sowie deren Qualifikationen und Kapazitäten in Poolstruktur
- Workflow zwischen Projektleitung und Ressourcenmanagement für Planung und Genehmigung
- Verfügbarkeit von Auslastungs- und Kapazitätsgrafiken in Echtzeit
- Übersichten und Simulationsmodi zur Nivellierung von Auslastungsschwankungen
- Planungsgranularität von Tagen, über Wochen und Monate bis zu Quartalen anbietet,
- Kalender (Werk- und arbeitsfreie Tage) und verschiedene Arbeitszeitmodelle sind berücksichtigt
- Komfortfunktionen, z.B. Massenbearbeitung von Ressourcenanforderungen, Berücksichtigung von Auslastungsschwankungen
- Unterstützung der Workflow-Status „Vorgesehen“, „Angefragt“, „Gebucht“, und „Abgelehnt“
- mehr Transparenz und Übersichtlichkeit bei Projektleitung, Ressourcenmanagement und Fachkräften durch ein-/ausblendbare Spalten, Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten
Der durch KLUSA optimierte Einsatz von Ressourcen ist wesentlicher Schlüssel für erfolgreiche Projekte.
Wie gehen Sie in Ihrer Organisation mit dem Spannungsfeld zwischen Fachkräftemangel und Ressourcenplanung um? Wir sind gespannt auf Ihre Perspektiven in den Kommentaren.
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