Warum taugen selbst ausgeklügelte Spreadsheet-Lösungen nicht für Projektmanagement?

In diesem Artikel:

Wo sind hier die Grenzen?

Zugegeben der Titel ist ein gewisser Rundumschlag. Natürlich können Spreadsheets in gewissem Umfang im Projektmanagement helfen. Doch genau hier setzen wir an, denn für die Nutzung von Spreadsheets gibt es Grenzen.

Zunächst muss geklärt sein, was eigentlich mit Spreadsheets gemeint ist. Der internet-affine Benutzer wird nun sicherlich einmal googeln und feststellen, dass ein Spreadsheet zumeist gleichgesetzt wird mit Tabellen im Format von Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen. Das ist nicht ganz richtig. Vielmehr handelt es sich bei Spreadsheets um mehrere Tabellen, die in Dokumenten zusammengefasst werden. In diesen Tabellen befinden sich zum Beispiel Aufgaben, Ressourcen, Timelines und anderes. Durch die entsprechenden Verbindungen innerhalb der Tabellen kann so eine Projektmanagementübersicht erzielt werden.

Doch bereits hier erkennt man eine gewisse Grenze dieser Spreadsheets. Hat man nur wenige Projekte, die durchgeführt werden müssen bzw. sollen, so ist eine Verwaltung über die Sheets sicher möglich. Wächst allerdings die Anzahl der Projekte, so wird es anhand dieser Tabellen sehr schnell unübersichtlich.

Eine weitere Grenze besteht in der Komplexität der Projekte selbst. Solange die Projekte nur wenige Aufgaben beinhalten, die erledigt werden müssen, kann das in den Tabellen gut dargestellt werden. Sobald sich jedoch die Komplexität der Projekte erhöht und mehr Arbeitspakete bzw. Aufgaben zu verwalten sind, wird man mit Tabellen sehr schnell an Grenzen stoßen.

Eine nicht gleich ersichtliche Grenze des Spreadsheet-orientierten Projektmanagements bildet die Verwaltung der Ressourcen. Zunächst einmal soll hier unter Ressourcen nur die menschliche Arbeitskraft also das Team innerhalb eines Projektes betrachtet werden. Sofern sich wenige Personen mit den jeweiligen Projekten beschäftigen, können diese noch überschaubar verwaltet werden. Die Verwaltung von steigenden Ressourcen stößt jedoch recht schnell an seine Grenzen. Dies ist schon ersichtlich, wenn Sie sich in einem Projekt mit drei Personen befassen sollen und in einem weiteren Projekt bereits 20 Personen eingeplant werden müssen. Die Verwaltung weiterer Ressourcen wird schwierig, da Projektübergreifend kaum ein Spreadsheet die Auslastungen bzw. Verfügbarkeiten von Ressourcen verwalten kann.

Ebenfalls besteht hier die Gefahr, dass zugesagte und damit genehmigte Ressourcen nur in den Tabellen eingetragen werden, es jedoch keine generelle Möglichkeit der Nachverfolgung von verbindlichen Zusagen gibt. Eine entsprechende Projektmanagementsoftware arbeitet mit Ressourcenanfragen sowie dem Buchen bzw. Genehmigen der Anfragen. Diese werden dann in der Projektmanagementsoftware vermerkt und sind damit verbindlicher, da sie nicht einfach gelöscht oder verändert werden können.

Kommen nun noch zusätzlich weitere Ressourcen wie zum Beispiel Räumlichkeiten, Fahrzeuge und andere Materialien hinzu steigt auch hier die Komplexität der Ressourcen sprunghaft an und stellt ein Problem für die Handhabung der Spreadsheets dar, da diese Ressourcen teilweise auch über die eigenen Projektgrenzen hinaus eingesetzt werden müssen.

Die größte Hürde für das Arbeiten im Projektmanagement ohne eine Software ist in den oberen Ausführungen bereits klar erkenntlich: die Komplexität von Projekten.

Wir kennen jetzt die Grenzen durch die Anzahl der Ressourcen und die Komplexität von einzelnen Projekten. Doch erhöhen wir nochmals den Schwierigkeitsgrad der Komplexität von Projekten selbst. Viele Projekte werden durchgeführt von Anfang bis Ende. Innerhalb des Projektes gibt es Arbeitspakete, die nacheinander teilweise parallel ausgeführt werden müssen. Jedoch gibt es einen klaren Start und ein Ende des Projektes.

Doch wie sieht es aus, wenn nun ein Projekt nur dann fertiggestellt werden kann, wenn eine Aufgabe innerhalb dieses Projektes so groß ist, dass es wiederum ein eigenes Projekt darstellen würde. Wir sprechen hier von Subprojekten innerhalb eines Projektes. Ab diesem Zeitpunkt muss bei der Nutzung von Spreadsheets mit einem Verlust der Kontrolle über die Projekte gerechnet werden.

Fazit:

Es bleibt festzuhalten, dass Spreadsheets für kleinere Projekte mit wenig Ressourcen eine Alternative zur Software sein können. Sobald sich jedoch die Komplexität oder die Anzahl der notwendigen Ressourcen erhöht, ist das Nutzen von Tabellenkalkulation nur noch mit sehr hohem Arbeitsaufwand möglich. Ebenfalls besteht bei Spreadsheets immer die Gefahr der fehlenden Kontrolle. Spreadsheets besitzen kaum eine Rechtestruktur. Dadurch ist eine Kontrolle und Nachverfolgung praktisch ausgeschlossen.

Bei steigender Komplexität, steigender Anzahl von Projekten oder auch steigender Anzahl von zu verwendenden Ressourcen sollte daher eine Projektmanagementsoftware genutzt werden. Dieses sichert die Übersichtlichkeit über die Projekte in einer Multiprojektübersicht. Ebenfalls erhöht die Software die Übersichtlichkeit auch innerhalb komplexer Projekte und bietet eine genaue Übersicht und Kontrolle der zur Verfügung stehenden Ressourcen.

KLUSA als Multi-Projektmanagementsoftware bietet seinen Nutzern hier ideale Voraussetzungen. Von der Projektidee, über die Projektplanung auch mit Subprojekten und die Ressourcenplanung bis hin zum Controlling der einzelnen Projektschritte bietet KLUSA einen direkten Überblick innerhalb der Projektmanagementsoftware. Durch den Ressourcen-Workflow werden Zusagen von Ressourcen verbindlich gegeben und können jederzeit nachgeprüft werden. Durch das Management-Information-System (MIS) können über das gesamte Unternehmen hinweg die Projekte im Überblick gehalten werden.

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